5 herramientas útiles para organizar tu trabajo y hacer tu día a día más productivo


¿Crees que la organización del trabajo te quita mucho tiempo? ¿Sientes que se te escapa el control de tus proyectos? ¿Necesitas comunicarte de una forma más efectiva con tu equipo? Si has respondido sí a alguna de las anteriores preguntas o piensas que aún podrías optimizar la planificación de tu negocio un poco más venimos hoy como el 7º de Caballería en tu ayuda para darte mucha información útil.

Hay multitud de herramientas que pueden ayudarte en diferentes aspectos de tu día a día y en la gestión general de proyectos. Para el post de hoy hemos seleccionado algunas cuya utilidad y características te vamos a ir desgranando a continuación:


TRELLO

Trello es una herramienta colaborativa con 10 años de antigüedad que ha ido creciendo con mucho éxito. Está disponible en más de 20 idiomas y con ella podrás optimizar tu tiempo y organizar tus proyectos (tanto si los llevas tú solo como si hay más gente implicada) de un modo muy sencillo.

Es gratuita y multidispositivo y está basada en el método Kanban y el objetivo es crear tareas (llamadas “tarjetas”) y dividirlas en 3 etapas: ‘por hacer’, ‘haciendo’ y ‘hecho’.

Con Trello se pueden personalizar flujos de trabajo para distintos proyectos, asignar tareas individuales, realizar comentarios, adjuntar archivos como documentos de Drive o Dropbox, fotos o vídeos.


SLACK

Comunícate con eficacia con tu equipo gracias a esta herramienta.

El correo electrónico, el Whatsapp, llamadas de teléfono… tienes mensajes con tus clientes y con tu equipo en mil formatos y sitios distintos y a la hora de recuperar uno te vuelves loco. Con Slack se acabaron esos problemas. Slack es una aplicación de mensajería en la que podrás tener todas tus conversaciones, divididas por proyectos, por grupos y por personas (los denominan “canales”). Además permite adjuntar documentos de diferentes tipos: .pfd, .docx, .jpg…

Es flexible e inclusivo. Con esta herramienta todo el mundo puede estar al tanto de todo, lo que ayuda a la toma de decisiones.


1-3-5 LIST

Esta aplicación te la puedes descargar como extensión del Chrome.

Está basada en el método 1-3-5 para hacer tu tiempo más productivo y consiste en poner números a las tareas según su prioridad. Así serían:

  • 1, las tareas prioritarias que tengas que acabar ya

  • 3, las que sí o sí tienes que acabar, pero son un poco menos urgentes en el día

  • 5, las no urgentes pero que tienes que hacer en algún momento, aunque se puedan pasar a otro día

Con 1-3-5 List puedes hacer todas las listas que quieras y priorizarlas según este sistema, incluso no solo para el trabajo sino para asuntos personales. Además, en cualquier momento puedes mover sus elementos y reorganizar las tareas si es necesario.


HERRAMIENTAS DE GOOGLE

Google es el gran aliado para organizar tu tiempo y ser más eficaz. Algunas de sus herramientas se han convertido en imprescindibles en el día a día de muchas personas. Simplemente dándote de alta en Gmail y disponiendo de un correo tienes acceso a todas ellas y se pueden usar desde cualquier dispositivo.

Si aún no las conoces te contamos cómo funcionan algunas de las más usadas:


Google Calendar

Google Calendar te permite diseñar tus propios calendarios. Puedes tener varios según la temática que quieras: Citas de trabajo, enventos, tareas por hacer, citas médicas, cumpleaños… En cada recordatorio puedes apuntar todo lo que necesites (direcciones, notas, nombres…).

Además, esta herramienta te permite compartir los eventos con quien quieras y, si así lo configuras te enviará alertas a tus dispositivos con recordatorios.


Google Drive


Es un servicio de almacenamiento en la nube. Asegúrate con él de que tienes acceso desde cualquier dispositivo a toda tu documentación (documentos de Excel, de Word, fotografías, pdfs). También puedes compartirlos con quien quieras para que tenga acceso e, incluso, que pueda editar el documento y comentarlo.


Google Alerts


Es uno de los métodos más eficaces para estar al día de las noticias y novedades de los temas que necesites tener controlados. Google Alerts te envía notificaciones a tu correo de Gmail de los nuevos resultados en Google de las áreas que quieras y con la frecuencia que quieras. Recibirás todo lo que esté en Google sobre esas temáticas en noticias, webs, blogs y vídeos.

Organizar el trabajo se ha convertido en una actividad tan importante como la de realizarlo. Aprovecha todos los recursos que tienes a tu disposición para facilitarte el día a día. ¡Controla tus proyectos y haz que todo tu esfuerzo sea mucho más productivo!

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